Yksityisyyden suoja

Kiho Oy (jäljempänä Kiho) kunnioittaa yksityisyyttäsi. Tässä yksityisyydensuojailmoituksessa kuvataan oikeutesi säilyttää yksityisyytesi ja sitoutumisemme henkilötietojesi suojaamiseen. Kiho pyrkii täydelliseen läpinäkyvyyteen yksityisyyden suojaamisessa ja vaihtoehdoissa, jotka voit valita, kun Kiho käsittelee henkilötietojasi.

Kiho on suomalainen yritys. Kiho toimittaa ohjelmistoja ja palveluita ympäri maailman yksityisille ja julkishallinnon asiakkaille (Asiakkaat). Kihon pääkonttori sijaitsee Kuopiossa. Kiho sijaitsee EU/ETA-alueella, joten niihin sovelletaan eurooppalaisia tieto- ja yksityisyydensuojasäädöksiä sekä -direktiivejä. Yksityisyydensuojakäytäntömme ja -ohjeemme perustuvat EU-direktiivin 95/46/EU ja toimintamaissamme voimassa olevaan yksityisyydensuojalainsäädäntöön.

Tämä ilmoitus on näkyvissä kiho.fi -verkkosivulla ja kaikkien Kihon sivustojen alaosassa.

Soveltamislaajuus ja hyväksyminen

Tätä yksityisyydensuojailmoitusta sovelletaan kaikkiin Kihon liiketoimintaprosesseihin ja sivustoihin, toimialueisiin, mobiiliratkaisuihin, pilvipalveluihin, yhteisöihin, Kiho -tuotemerkillä varustettuihin sivustoihin ja kolmannen osapuolen sosiaalisiin verkostoihin (esimerkiksi Facebook) (Kihon sivustot). Pilvipalvelukohtaiset liitteet näkyvät kyseisen palvelun ehdoissa tai vastaavissa.

Tässä ilmoituksessa kerrotaan Kihon tekemästä tietojen käsittelemisestä, kun Kiho määrittää käsittelyn tarkoituksen ja keinot (Kiho on rekisterinpitäjä) ja Asiakkaiden toimeksiannosta tehtävästä tietojenkäsittelystä heidän ohjeitaan noudattaen (Asiakas on rekisterinpitäjä ja Kiho käsittelee niitä).

Henkilötiedot ovat tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa, kuten osoite, sähköpostiosoite tai puhelinnumero. Meidän on käsiteltävä henkilötietojasi, jotta voimme palvella Asiakkaitamme. Antamalla meille henkilötietosi hyväksyt tämän yksityisyydensuojakäytännön menettelytavat ja ehdot. Jos et suostu tähän, älä käytä Kihon sivustoja äläkä anna henkilötietojasi.

Keiden tietoja käsittelemme?

Kiho käsittelee työnhakijoiden, yhteyshenkilöiden, ohjelmistoja käyttävien asiakkaidensa ja sellaisten mahdollisen uusien asiakkaiden tietoja, jotka ottavat meihin yhteyden Kihon sivustojen tai muiden kanavien kautta. Ilmoituksemme näkyy rekisterinpitäjästä kertovassa osassa.

Lisäksi käsittelemme Asiakkaidemme työntekijöiden ja muiden henkilöiden tietoja, joiden rekisterinpitäjinä Asiakkaamme toimivat. Ilmoituksemme näkyy tietoja käsittelevästä tahosta kertovassa osassa.

Tässä ilmoituksessa kohteista saatetaan käyttää nimitystä henkilöt tai sinä.

Kiho rekisterinpitäjänä

Kiho toimii rekisterinpitäjänä henkilötiedoille, jotka keräämme työnhakijoista, sellaisen Asiakkaan henkilöstöstä, jolla on tai voi olla liikesuhde Kihon kanssa, ja henkilöistä, jotka pyytävät meiltä tietoja itselleen tai työnantajansa lukuun. Jos edustat Kihon Asiakasta, oikeutesi ovat samat kuin vain itseään edustavalla yksityishenkilöllä.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Hallitakseen asiakassuhteitaan ja täyttääkseen Asiakkailleen antamat sitoumuksensa Kiho pyytää sinulta tietoja, joissa kerrotaan tehtävästäsi asiakkaan yhteyshenkilönä tai palvelun käyttäjänä. Tavoitteemme:

a) Tehdä Asiakkaiden tai mahdollisten Asiakkaiden pyytämiä tarjouksia ohjelmistoista ja palveluista

b) Kertoa ohjelmistoista ja palveluista, jotka liittyvät läheisesti Asiakkaan jo käyttämiin palveluihin ja ohjelmistoihin

c) Toimittaa Asiakkaan kanssa sovitulla tavalla

d) Tarjota tukea ohjelmistojemme ja palveluidemme käyttäjille

e) Parantaa ohjelmistojemme, palveluidemme ja Kihon sivustojen laatua

f) Tunnistaa ja ehkäistä tietoturvauhat, tehdä kunnossapitoa ja korjata virheitä

g) Estää ohjelmistojemme ja palveluidemme väärinkäyttö

h) Antaa tietoja, joita tarvitaan yleisesti toimituksissamme ja asiakassuhteidemme hoidossa

i) Laskuttaa, käsitellä tilauksia ja maksuja sekä seurata Asiakkaiden talouden kehittymistä

j) Kihon sivustojen kautta ostettujen ohjelmistojen ja palveluiden maksamisen tekeminen mahdolliseksi

Tietojen käsitteleminen edellä mainituissa tarkoituksissa (a–j) on tarpeen asiakassuhteiden hallitsemiseksi. Siksi Kiho ei pyydä suostumustasi henkilötietojesi käsittelemiseen. Mielestämme käsittelemisestä ei ole sinulle mitään haittaa.

Lisäksi keräämme yhteyshenkilöistä ja palveluiden käyttäjistä tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

k) Web-pohjaisten palveluiden (pilvipalveluiden) käyttöoikeuksien hallintaa varten

l) Uusien tuotteiden ja palveluiden myynnin edistämiseksi

Henkilötietoja on kerättävä monien ohjelmistojemme ja palveluidemme sekä pyytämiesi tietojen käyttöoikeuksien myöntämiseksi.

Miten keräämme henkilötietojasi?

Kiho yleensä kerää henkilötietoja suoraan sinulta tai muilta työnantajanasi toimivaan Asiakasyritykseesi liittyviltä henkilöiltä. Tällainen henkilö voi olla esimies tai kollega. Jos työnantajanasi toimiva Asiakas ostaa Kihon ohjelmistoja tai palveluita Kihon kumppaniyrityksen kautta, voimme kerätä tietojasi tältä kumppaniyritykseltä.

Kun käytät Kihon sivustoja, käytämme suostumuksellasi evästeitä ja muita jäljitystekniikoita niiden tuottamien kokemusten optimoimiseksi. Automaattisista tietojenkeräystyökaluista kertovissa osissa on lisätietoja näistä tekniikoista ja oikeuksistasi.

Tietyissä tilanteissa voimme kerätä tietojasi muista sallituista lähteistä, jos olet antanut kyseiselle osapuolelle luvan luovuttaa henkilötietojasi muille. Nämä lähteet voivat olla kolmansina osapuolina toimivia tietojenkerääjiä, Kihon markkinointikumppaneita, julkisia lähteitä tai kolmansina osapuolina toimivia sosiaalisia verkostoja. Kiho pystyy yhdistämään yhdestä lähteestä saatuja henkilötietojasi muusta lähteestä saatuihin. Silloin saamme kattavamman kuvan sinusta yhteyshenkilönä, joten pystymme palvelemaan sinua paremmin ja henkilökohtaisemmin.

Automaattiset tietojenkeruutyökalut

Kiho käyttää erilaisia tekniikoita kerätessään tietoja liikkumisestasi Web-sivuilla sekä saadakseen sallimiasi tietoja mielenkiintosi kohteista ja mieltymyksistäsi.

Evästeet

Evästeet ovat pieniä merkkijonon sisältäviä tekstitiedostoja, joiden avulla selain voidaan tunnistaa yksilöivästi. Sivusto tai kolmas osapuoli lähettää ne tietokoneeseen. Useimmat selaimet on määritetty hyväksymään evästeitä. Voit kuitenkin muuttaa selaimen asetuksia siten, että selain kieltäytyy ottamasta vastaan kolmannen osapuolen evästeitä tai ilmoittaa niiden lähettämisestä. Saat lisätietoja evästeistä ja niiden toiminnasta osoitteesta www.allaboutcookies.org.

Automaattiset markkinointityökalut

Google Analytics: Tämän evästeen avulla saamme tietoja käyttäjän toiminnasta sivustossa, kuten sivujen katselemisesta, lähteestä ja sivustossa käytetystä ajasta. Näitä tietoja ei yhdistetä henkilötietoihin ja ne näkyvät numeroina, joten yksilöitä ei voida jäljittää niiden perusteella. Tämä auttaa suojaamaan yksityisyyttäsi. Google Analytics -palvelun avulla näemme, mikä sivustomme sisältö on suosittua, jotta voimme pyrkiä antamaan käyttöösi enemmän mielestäsi luettavaa ja katseltavaa.

Google Analytics Remarketing: Tämä toiminto asettaa tietokoneeseesi evästeitä. Kun olet poistunut sivustostamme, Google voi näyttää mahdollisesti itseäsi kiinnostavia Kihon mainoksia sivustossamme käyttäytymisen perusteella. Näitä tietoja ei voi yhdistää henkilöön.

Google AdWords: Google AdWords -koodin avulla näemme, miltä sivulta yhteydenotot ovat peräisin. Näin voimme käyttää hakukonebudjettimme tehokkaammin. Näitä tietoja ei voi yhdistää henkilöön.

Google Adwords Remarketing: Tämä toiminto asettaa tietokoneeseesi evästeitä. Kun olet poistunut sivustostamme, Google voi näyttää mahdollisesti itseäsi kiinnostavia Kihon mainoksia sivustossamme käyttäytymisen perusteella. Näitä tietoja ei voi yhdistää henkilöön.

Voit estää Googlea keräämästä ja käsittelemästä Google-evästeen tuottamia tietoja lataamalla ja asentamalla selaimeesi Google Analytics Opt-out Browser Add-on -lisäohjelman. Tämä lisäohjelma on saatavana osoitteesta http://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Kiho voi käsitellä esimerkiksi seuraavia henkilötietojasi:

Omat yhteystietosi ja Asiakkaan yhteystiedot, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
Syntymäaika, ikä ja sukupuoli
Työsuhteesi tiedot, kuten työtehtävä, asema sekä ammatilliset mieltymykset ja kiinnostuksen kohteet
Palaute, kommentit ja kysymykset, jotka koskevat Kihoa alihankkijana, ohjelmistojamme tai palveluitamme
Toimitiloissamme kuvaamasi valokuvat tai videot
Lataamasi sisältö, kuten valokuvat tai videot
Yksilöivät käyttäjätiedot, kuten käyttäjätunnus, salasana ja turvakysymys
Selaimesi antamat tiedot, kuten selaimen tyyppi, kieli, sen sivuston osoite, josta saavuit, ja muut liikennetiedot, kuten IP-osoite
Clickstream-käyttäytyminen, kuten napsauttamasi linkit ja koska napsautit niitä

Joissain tapauksissa voimme verrata keräämäämme IP-osoitetta karttapalveluun sijaintisi saamiseksi selville.

Jos lähetät esimerkiksi kommentin julkiseen keskusteluryhmään tai Kihon sivustoon, kaikki sivuston käyttäjät voivat lukea sen ja käyttää sitä tarkoituksiin, joita Kiho ei voi etkä itse voi hallita. Kiho ei ole vastuussa tällaisiin keskusteluryhmiin tai Kihon sivustoihin lähettämistäsi tiedoista. Kiho ei lähetä esimerkiksi kommenttejasi tai lausuntojasi ilman etukäteen antamaa suostumustasi.

Rekisterinpitäjänä Kiho ei käsittele arkaluontoisia henkilötietojasi.

Miten luovutamme henkilötietojasi?

On tärkeää, että annamme parasta mahdollista asiakaspalvelua ja tuotamme mahdollisimman myönteisiä kokemuksia. Tarkoitus on varmistaa, että saat tarvitsemasi tiedot käyttöön kun tarvitset niitä ja että Kiho ei ota sinuun yhteyttä liian usein.

Kiho ei luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin ilman lupaasi.

Kiho voi luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille muihin tarkoituksiin vain seuraavasti:

Liikekumppanit

Kiho voi luovuttaa henkilötietojasi kumppaneilleen, jos liiketoiminta edellyttää sitä. Näin voidaan tehdä, jos esimerkiksi ostat ohjelmistomme tai palvelumme työnantajasi lukuun joltain valtuutetulta kumppaniltamme.

Viranomaiset

Poliisi ja muut viranomaiset voivat vaatia Kihoa luovuttamaan henkilötietoja. Tällöin Kiho luovuttaa tiedot vain oikeusistuimen määräyksestä.

Yrityskaupat

Jos Kiho sulautuu toiseen yritykseen tai tekee yrityskaupan tai jos Kihon liiketoiminta myydään osittain tai kokonaan, ostava osapuoli sekä sen ja Kihon käyttämät konsultit saavat käyttöönsä kyseisen Kihon yksikön hallinnoimat tiedot. Ne voivat joissain tapauksissa olla henkilötietoja. Tällöin ulkopuoliset osapuolet tekevät Kihon kanssa salassapitosopimuksen, joka kattaa myös mahdollisen henkilötietojen luovuttamisen.

Oikeutesi

Oikeus kieltäytyä markkinointiviestinnästä

Sinulla on oikeus kieltäytyä ottamasta vastaan markkinointiviestintää Kiholta toimimalla seuraavasti:

(a) Noudattamalla ohjeita markkinointiviestinnän vastaanottamisesta kieltäytymiseksi

(b) Ottamalla meihin yhteyden sähköpostitse

Jos kieltäydyt ottamasta vastaan markkinointiviestintää, voit silti saada Kiholta hallinnollisia ilmoituksia, kuten tilausvahvistuksia ja ilmoituksia käyttäjätilisi tapahtumista (esimerkiksi vahvistuksia ja ilmoituksia salasanan vaihtamisesta).

Käyttöoikeudet ja korjausten tekeminen

Sinulla on oikeus pyytää kopio henkilötiedoistasi. Voit lähettää meille tätä koskevan pyynnön.

Sinulla on myös oikeus pyytää Kihoa korjaamaan henkilötietoihisi sisältyvät virheet. Jos sinulla on Kiho käyttäjätunnus, voit yleensä tehdä tämän Kiho-sivuston Ota Yhteyttä-kohdassa. Voit hallita Kiho-uutiskirjeen tilausta napsauttamalla saamiesi viestien alaosassa näkyvää tilauksen hallintalinkkiä. Voit myös lähettää meille pyynnön korjata tietosi.

Tietoturva ja tietojen säilyttäminen

Miten suojaamme henkilötietosi?

Kiho haluaa olla osoittamasi luottamuksen arvoinen. Kiho on sitoutunut estämään tietojesi luvattoman käyttämisen, luovuttamisen ja muun asiattoman käsittelemisen. Lisäksi Kiho on sitoutunut varmistamaan, että tietoja käytetään oikein tietoturvan ja turvallisen käytettävyyden takaamiseksi. Osana sitoutumistamme käytämme kohtuullisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia menetelmiä keräämiemme ja käsittelemiemme tietojen turvaamiseksi. Kihoon ryhtynyt useisiin toimenpiteisiin tietoturvan varmistamiseksi:

Suojattu ympäristö – Kiho säilyttää tietojasi suojatuissa ympäristöissä, joihin on pääsy vain niillä Kihon ja alihankkijoiden työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja työssään. Lisäksi Kiho noudattaa yleisesti hyväksyttyjä toimialan standardeja.
Maksutietojen salaaminen – Kiho käyttää toimialan standardien vaatimukset täyttävää salaamista esimerkiksi Internetin kautta lähetettyjen luottokorttitietojen kaltaisten luottamuksellisten tietojen suojaamiseksi, kun maksat Kihon verkkokaupoissa.
Tilin käyttöoikeuden ennakkotodennus – Kiho edellyttää, että rekisteröityneet käyttäjät todistavat henkilöllisyytensä esimerkiksi käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla, jotta he voivat käyttää tiliään tai tehdä sen tietoihin muutoksia. Näin estetään asiaton käyttäminen.

Näiden toimenpiteiden avulla ei suojata esimerkiksi sivustoissa jakamiasi henkilötietojasi.

Miten pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Kiho säilyttää henkilötietojasi vain niin pitkään kuin niitä tarvitaan niiden ilmoitetuissa käyttötarkoituksissa, kuten kysymyksiin vastaamisessa, ongelmien ratkaisemisessa tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämisessä.

Siksi voimme säilyttää henkilötietojasi kohtuullisen ajan yhteydenottosi jälkeen. Kun keräämiämme henkilötietoja ei enää tarvita, tuhoamme tai poistamme ne turvallisesti. Voimme käsitellä tietoja tilastollisia tarkoituksia varten, mutta tällöin tiedot muutetaan anonyymeiksi.

Kiho tietojen käsittelijänä

Kiho tarjoaa Asiakkailleen useita erilaisia palveluita. Näihin palveluihin liittyy Asiakkaiden tietojen käsittelemistä ja mahdollisesti myös henkilötietojen käsittelemistä. Käsittelyn tarkoituksen määrittävät Asiakkaamme, ei Kiho. Tällöin rekisterinpitäjänä toimii Asiakas. Kiho toimii tietojen käsittelijänä. Se käsittelee tietoja Asiakkaan antamien ohjeiden mukaisesti. Toimiessaan tietojen käsittelijänä Kiho noudattaa tietosuojalainsäädännön mukaisesti Asiakkaan kanssa tehtyä tietojenkäsittelysopimusta (DPA). Asiakas on antanut suostumuksensa ja takaa,

että Asiakas omistaa tai on muutoin oikeutettu siirtämään tiedot Kihon käsiteltäviksi ja että Asiakas vastaa tietojen tarkkuudesta, paikkansapitävyydestä, sisällöstä, luotettavuudesta ja lainsäädännön vaatimusten täyttämisestä
Asiakas on velvollinen rekisterinpitäjänä ilmoittamaan lainsäädännössä vaadittavalla tavalla viranomaisille ja/tai tietojen kohteelle rikkomuksesta tai henkilötietojen luvattomasta luovuttamisesta.

Toimiessaan tietojen käsittelijänä Kiho on velvollinen ryhtymään teknisiin ja organisatorisiin tietoturvatoimenpiteisiin yksityisyyden suojaamiseksi rekisterinpitäjänä toimivan Asiakkaan puolesta.

Tietojen käsittelijänä Kiho ei käsittele henkilötietoja muulla kuin rekisterinpitäjän kanssa tehdyssä sopimuksessa oikeutetulla tavalla.

Jos tietojen kohteilla on esimerkiksi kysyttävää, kommentteja tai vaatimuksia, jotka koskevat Kihon käsittelemiä henkilötietoja, ne täytyy lähettää rekisterinpitäjälle. Tietojen käsittelijänä Kiho ei luovuta tietojen kohteille heidän henkilötietojaan, jos rekisterinpitäjän ei ole antanut ohjeita toimia näin. Jos poliisi tai muu viranomainen vaatii henkilötietojen luovuttamista, Kiho ilmoittaa asiasta heti rekisterinpitäjälle ja luovuttaa tiedot vain oikeuden määräyksestä.

Kiho antaa muita kuin julkisia tietoja sisäisistä järjestelmistään ja tietojen käsittelyrutiineista Asiakkaille ja yhteistyökumppaneille pyynnöstä. Tämä voi riippua salassapitosopimuksen ehdoista.

Alihankkijat ja henkilötietojen vieminen

Tietyissä tapauksissa Kiho antaa tietojen käsittelemisen alihankkijoiden tehtäväksi. Tällöin sinun tietosi tai Asiakkaiden tiedot voidaan viedä EU-maiden ulkopuolelle. Nämä alihankkijat ovat yleensä pilvipalveluiden tai muiden IT-palveluiden tuottajia. Jos alihankkijoita käytetään, Kiho tekee niiden kanssa tietojenkäsittelysopimuksen (DPA), jotta yksityisyytesi suojataan ja Asiakkaille annetut sitoumukset täytetään.

Tähän ilmoitukseen tehtävät muutokset

Jos teemme yksityisyydensuojailmoitukseen muutoksia, julkaisemme muutetun ilmoituksen ja muutoksentekopäivämäärän täällä. Kehotamme lukemaan ilmoituksen säännöllisesti. Jos teemme ilmoituksemme merkittäviä muutoksia, jolloin yksityisyydensuojakäytäntömme muuttuu olennaisesti, voimme ilmoittaa asiasta myös muulla tavoin, esimerkiksi lähettämällä sähköpostiviestin, julkaisemalla ilmoituksen nettisivuillamme ja/tai sosiaalisen median sivulla ennen muutosten voimaantuloa.

Tämä yksityisyydensuojailmoitus on viimeksi päivitetty 28.04.2021.

Yhteyden ottaminen meihin

Arvostamme mielipidettäsi. Jos mielessäsi on yksityisyydensuojailmoitustamme koskevia kommentteja tai kysymyksiä tai jos olet huolissasi yksityisyyden suojaamisesta tai tietojen käyttämisestä tai epäilet, että yksityisyyden suojaasi on loukattu, lähetä viesti osoitteeseen asiakaspalvelu@kiho.fi. Voit myös lähestyä meitä kirjeitse osoitteeseen Kiho Oy, Puutarhakatu 11 C2-T3, 70300 Kuopio.

Käsittelemme pyyntösi tai reklamaatiosi luottamuksellisesti. Edustajamme ottaa yhteyden antamaasi osoitteeseen. Pyrimme varmistamaan, että reklamaatiot käsitellään ajallaan ja niiden vaatimalla tavalla.