Kiho käyttöön viidellä helpolla askeleella

Käyttöönoton helppous on avainasemassa, kun ryhdyt tehostamaan yrityksesi toimintaa Kihon avulla. Laadukkaasti toteutetussa käyttöönottoprosessissa henkilökuntasi saa palvelut käyttöön sujuvasti ja liiketoimintahyödyt konkretisoituvat nopeasti. Siksi me Kiholla olemmekin panostaneet käyttöönottoprosessin ja tehneet siitä yrityksellesi mahdollisimman vaivattoman. 

Kun olet tilannut Kiho-palvelut myyntitiimiltämme, nimeämme yhden neljästä projektipäälliköstämme yhteyshenkilöksesi. Yksi ja sama henkilö toimii yhteyshenkilönäsi koko käyttöönoton ajan ja varmistaa, että Kiho-palvelu tuottaa siltä odotetut hyödyt. Kiho -palveluiden käyttöönottoon tarvitaan vain viisi helppoa askelta.

Käyttöönoton vaiheet

1. Kiho-ympäristösi valmistelu

Käyttönottoprosessin alussa saat yhteyshenkilöltäsi sähköpostin. Viestiin on listattu tiedot, joita tarvitsemme Kiho-ympäristösi pystyttämistä varten. Tarvittavia tietoja ovat mm. listaukset:

• käyttäjistä sekä pääkäyttäjistä
• ajoneuvoista sekä koneista
• tuotteista
• asiakkaista

Saat listaukset yleensä helpoiten taloushallinto-ohjelmistostasi joko itse tai tilitoimistosi avustuksella.

Lisäksi tarvitsemme tiedot yrityksenne työajan määräytymisen pelisäännöistä, jotta voimme automatisoida esimerkiksi lisien muodostumisen. Myös laskutuksen pelisääntöjen toimittaminen meille etukäteen helpottaa valmistelua. Tarvittavat tiedot riippuvat luonnollisesti tilaamasi Kiho-ratkaisun laajuudesta. Mikäli otat käyttöön ainoastaan Kiho Kalusto -palvelun, on tarvittavien tietojen määrä suppeampi.

Yhdistämme puolestasi Kihon myyntilasku- ja työaikapalvelut taloushallinto-ohjelmaasi rajapintojen kautta. Näin voit digitalisoida koko liiketoimintasi aina työn suorittamisesta tilinpäätökseen saakka. Löydät listan saatavilla olevista rajapinnoista täältä.

2. Paikantimien asennus ajoneuvoihin

Mikäli ratkaisusi sisältää Kalustonhallintapalveluita, tulee paikannuslaitteiden asennus suunnitella ja organisoida. Henkilö- ja pakettiautoihin asennettavat paikanninlaitteet kytketään auton OBD-liitäntään. Pienkalustolle tarkoitetut akulla toimivat paikantimet vaativat ainoastaan fyysisen kiinnittämisen paikannettavaan laitteeseen.

Raskaan kaluston ja työkoneiden kiinteäasenteiset paikannuslaitteet asennetaan tyypillisesti Kihon asentajien toimesta. Niillä kerätään reitti-, nopeus- ja sijaintitietojen lisäksi myös tietoa eri ajotiloista. Asennukset suoritetaan siellä missä kalustosi on ja ajoitetaan siten, että yrityksesi tuottava työ keskeytyy mahdollisimman vähän.

3. Pääkäyttäjien koulutus

Kun Kiho-ympäristö on valmisteltu ja paikanninlaitteet asennettu, on käyttöönottokoulutuksen aika. Koulutus kestää Kiho-ratkaisun laajuudesta riippuen tunnista pariin ja eri osioiden koulutukset voidaan jakaa eri päiville. Pääkäyttäjäkoulutuksessa käsitellään Kihon peruskäytön lisäksi ylläpitotoimia, kuten ajoneuvokaluston, käyttäjien, asiakkaiden ja tuotteiden lisäämistä sekä hallintaa. Yrityksessäsi voi olla yksi tai useampia Kiho-järjestelmän pääkäyttäjiä.

4. Henkilöstösi koulutus

Mikäli henkilökuntasi on mahdollista järjestää yhtä aikaa paikalle, voimme pitää ohjatun käyttöönottotuokion heillekin. Tällöin varmistamme että kaikki saavat ladattua mobiilisovelluksen ja muutaman testikirjauksen tehtyä. Useimmiten työnjohto opettelee ensin itse mobiilisovelluksen käytön ja neuvoo sen muille työntekijöille. Autamme henkilöstösi koulutuksen suunnittelussa ja toimitamme mobiilisovelluksen pikaohjeen jaettavaksi sovellusta käyttäville työntekijöillesi.

Mobiilisovelluksen käytöstä tulee osa arkea parissa päivässä, kunhan sen käyttöön selkeästi velvoitetaan. Joissain tapauksissa aiempaa toimintatapaa, kuten työaika- ja laskutustietojen kirjaamista paperille, jatketaan Kihon käytön rinnalla esimerkiksi kuukauden ajan.

Kiho Työ -palvelua käytettäessä työntekijät merkkaavat mobiilisovellukseen samat tiedot, jotka he ovat aiemmin merkanneet muulla tavoin. Reaaliaikainen kirjaaminen vaatii pientä totuttelua, mutta jo muutaman päivän jälkeen hyödyt alkavat näkyä myös työntekijöille itselleen. Jälkikäteen muistelu ja turha selvittely jäävät pois kun tiedot työn suorittamisesta menevät reaaliaikaisesti eteenpäin ja epäselvyyksiin tai poikkeamiin voidaan puuttua heti.

5. Käyttöönoton jälkeinen tuki

Käyttöönoton jälkeisinä päivinä työntekijöilläs isaattaa  herätä kysymyksiä sinulle ja sinulla meille. Myös uusia ideoita Kihon hyödyntämiseen saattaa herätä. Käyttöösi nimetty projektipäällikkö toimii suorana yhteyshenkilönäsi vähintään kahden kuukauden ajan käyttöönottokoulutuksen jälkeen. Hän vastaa kysymyksiisi, tekee tarvittaessa uusia määrityksiä Kiho-ympäristöösi ja huolehtii palvelun käytön sujuvuudesta kaikin puolin Tämän jälkeen yhteyshenkilösi siirtyy taustatukijoukkoihin ja asiakaspalvelumme ottaa kopin jos tarvitset apua.