Kiho x PHM Group

Tiukalla aikataululla kokonaisvaltainen ratkaisu käyttöön ja kentälle

Hyvät tuotteet ovat hyviä tuotteita, mutta tehokas käyttöönotto ja onnistunut tuotteen vienti osaksi yrityksen arkea ovat äärimmäisen tärkeitä asioita, koska muuten hyvästäkään tuotteesta ei ole mitään hyötyä. Kiho vastasi tiukkaan aikatauluun suunnitelmallisuudella ja rakensi kokonaisuuden, joka sopii juuri PHM Groupin tarpeisiin.

Kokonaisuus on helpompi hallita, kun kalustonhallinta on yhdessä järjestelmässä

PHM Group on kiinteistöpalvelukonserni, jonka tehtävä on pitää huolta ihmisistä pitämällä huolta heidän asuinympäristöstään. PHM:ään kuuluvat paikalliset yhtiöt toimivat useassa eri maassa, ja konsernin palveluksessa on yli 10 000 työntekijää.

Määrätietoisen laajenemisen seurauksena PHM Group oli tilanteessa, jossa konserniin kuuluvilla yhtiöillä oli käytössään eri palveluntarjoajien kalustonseurantajärjestelmiä – Suomessa yhteensä kuusi erilaista.

“Periaatteessa järjestelmät tekivät mitä pitikin, mutta päätöksen teon tueksi ne eivät sopineet, koska mittarit olivat erilaiset. Tiedot ovat eri paikoissa ja vertaaminen oli haastavaa. Mitattavia asioita voi toki määritellä, mutta usean järjestelmän hallinta ja niiden laatimien raporttien vertaaminen ei toimi, kun ne pitää myös purkaa ja yhdistää yhdeksi raportiksi”, PHM Groupin hankintajohtaja Erkan Yilmaz perustelee.

Yilmaz ja PHM Groupin kalustojohtaja Mika Uusi-Simola halusivat yhden järjestelmän koko PHM Groupin käyttöön. Ensin järjestelmä vietäisiin osaksi PHM Groupin suomalaisten yhtiöiden arkea, jonka jälkeen olisi helpompi arvioida, viedäänkö ratkaisu käyttöön myös muihin maihin, joissa konserni toimii.

Kiho oli käytössä muutamissa PHM Groupiin kuuluvissa suomalaisissa yhtiöissä pienenä toimittajana. Mutta vain pienenä, sillä yrityksellä oli huomattavasti suurempiakin toimittajia. Yhdessä järjestelmässä oli 1500 autoa ja toisessa 800 – Kihossa ajoneuvoja oli vain reilu sata. Silti Kiho nousi kilpailutuksessa kärkeen.

“Kilpailutuksessa hinta on oleellinen seikka, mutta se, mitä ominaisuuksia ratkaisulla saadaan on tärkeintä. Loppujen lopuksi kalustonhallintajärjestelmät ovat aika samanlaisia, mutta Kiholla oli lisäominaisuuksia, jotka vakuuttivat”

– Erkan Yilmaz, PHM Groupin hankintajohtaja

Asiakkaan tarpeita kuuntelemalla vastataan huutoon

Kihon tekemisen taso, palveluominaisuudet sekä valmius kehittää ratkaisu täsmätarpeeseen vakuuttivat. Kokonaisvaltainen ratkaisu oli jo valmiiksi hyvä, ja suunnitelma PHM Groupin tarpeisiin vastaavasta sovelluksesta alueelliseen työnhallintaan selkeä.

“Pystyttiin tarjoamaan laaja paketti, joka vakuutti asiakkaan. Neuvoteltiin, kuultiin asiakasta, ja sen jälkeen oli selvää, että tämä on meidän homma”, suurasiakasmyynnistä Kiholla vastaava Antti Koponen kertoo.

Ajoneuvokaluston työnohjaukseen eli alueelliseen työnhallintaan PHM Groupia varten suunniteltu Kihon taktinen kartta oli sopimuksentekovaiheessa tärkeä lisä. “Se haluttiin jo heti talveksi meidän talvikunnossapitoon. Työnohjausjärjestelmiä toki on, mutta meidän piti saada se yhdistettyä kalustoon”, Yilmaz sanoo.

Lopullisena pakettina oli kaiken kattava kalustonhallintajärjestelmä. Kihon avulla seurataan nyt kaikkia PHM Groupin koneita, joita on lähes 4 300 kappaletta, ja Kiho-sovellus on käytössä noin 750:llä PHM:n kiinteistöhuollon työntekijällä.

Etenkin PHM Groupille kehitetty taktinen kartta, ominaisuudet koko konsernin kaluston hallintaan ja kokonaisvaltainen näkymä, niin työnjohdolle kuin tekijöille, olivat käänteentekeviä ominaisuuksia, jotka saivat asiakkaan valitsemaan Kihon. Lisäksi kaiken piti tapahtua tiukassa, ennalta sovitussa, aikataulussa. Kauppa käteltiin kesän lopulla, ja ennen ensilunta asennukset tulivat olla tehtyinä.

Käyttöönottoon sovittiin erilliset askelmerkit, joissa myös taktinen kartta oli saatava valmiiksi ennen lumityösesongin alkua. “Sinä päivänä, kun oli sovittu, Kiho oli PHM Groupin käytössä. Tämä oli asiakkaalle erittäin tärkeää ja suunnitelmallisuuden avulla nämä vaatimukset pystyttiin täyttämään”, Koponen kertoo.

“Aikataulu oli tosi tiukka. Kiho otti kuitenkin johdon ja vastuun, että laitteet saadaan asennettua – ja kovalla työllä aikataulussa pysyttiin. Meidän massamme eli 60 eri yhtiötä ympäri Suomea on kuitenkin iso pala organisoida. On yhtiöitä, joilla on muutaman miljoonan liikevaihto ja osalla se on 100 miljoonaa, eli yksittäiset kohteet voivat olla todella isoja. Kaluston ja asentajien piti olla oikeaan aikaan oikeassa paikassa asennusvalmiina. Ei ollut ihan pikku homma, mutta siitä selvittiin kunnialla.” Yilmaz kertoo käyttöönottoprojektin laajuudesta.

Kohdekohtaisen kannattavuuden maksimointia

Kokonaisvaltainen kalustorekisteri oli Kiholla jo valmiiksi asiakkaan tarpeita palveleva ratkaisu. Kentällä sen sijaan haluttiin erilaisia toiminnallisia ominaisuuksia. Koneesta (eli esimerkiksi aura-autosta) tuli nähdä, missä muut koneet menevät, mitä ne sillä hetkellä tekevät, ja mitä ne ovat jo vuoron aikana tehneet. Tätä varten suunniteltiin ja toteutettiin Kihon taktinen kartta.

“Kun tämä ja pari muuta asiaa esitettiin Kiholle, niin heille se oli mahdollista. Juuri meidän haluamaamme toiminnallisuutta ei vielä silloin kaupantekovaiheessa ollut, mutta todella nopealla aikataululla ja meidän toiveitamme kuunnellen he toteuttivat puuttuvat toiminnallisuudet”, aluejohtaja Mikko Jurvelin PHM Groupista kertoo.

Kihon toteuttama taktinen työkartta vähentää paperisia ohjelappuja ja -listoja, jatkuvaa soittelua ja varmistaa sen, että esimerkiksi kuskin vaihtuessa tieto siirtyy toiselle.

“Meillä isommissa kaupungeissa saattaa pyöriä 50 aurauskonetta yhtä aikaa kentällä. Sen sijaan, että niitä ohjattaisiin paperilistoilla ja toisille koko ajan soittelemalla, että – ‘missä oot menossa, mitä oot ehtiny aurata ja hiekottaa’ – niin nyt kuskit näkevät suoraan koneen päätteeltä muut koneet alueella ja sen, mitä työkaverit ovat saaneet valmiiksi. Työnteko on nyt tehokkaampaa.” Jurvelin kertoo.

Jurvelin lisää lähes samaan hengenvetoon: “Lisäksi se toiminnallisuus, että kohteen taakse saa laitettua ohjeet, helpottaa työtä. Kun kone saapuu pihaan, näkyy automaattisesti esimerkiksi ‘älä kasaa lunta autopaikalle numero yksi’. Jos ratissa ei seuraavana lauantaina ole sama Möttönen, niin kuski tietää silti.”

Ennen Kihoa näitä ohjeistuksia jaettiin erilaisilla lappusilla tai kahvihuoneen seinällä olevalla taululla, johon ohjeet oli piirretty. Nyt ne ovat sähköisessä järjestelmässä ja oikea tieto on aina varmasti oikealla kohteella.

“Sen kummempaa käyttökoulutusta itse laitteelle ei tarvittu. Koneissa Kihoa käytetään tabletilla, eli tabletti lyötiin käteen, sovelluksen päätoiminnallisuudet käytiin läpi, ja parissa minuutissa peruspuhelimen käyttäjällä on Kihon käyttäminen hallussa ja homma pelaa”

– Mikko Jurvelin, PHM Groupin aluejohtaja

Myös vastaanotto kentällä on ollut mieluinen, ja PHM Groupilta tulleen palautteen mukaan alla on nyt yksi parhaita talvia yrityksen historiassa. “Sitä jopa vähän kyseltiin, että milloin Kiho saadaan käyttöön. Tarvetta selkeästi oli. Kiinteistöhuollon töissä kun on paljon liikkuvia osia, niin nyt on helppoa, kun näkee, missä palaset liikkuvat”, Jurvelin perustelee.

Tiedolla johtamiseen vaaditaan dataa

Työnjohdolle oli lisäksi tärkeää saada raportointityökalu, joka toimii päätöksenteon tukena. “Mikään ei kehity suuntaan tai toiseen, jos meillä ei ole mittareita. Ja mittareiden pitää perustua johonkin skaalaan. Kun tehdään päätöksiä ja muutoksia, niitä pitää verrata johonkin”, Yilmaz perustelee.

“Nyt saamme muodostettua helposti tarvittavia KPI-mittareita (Key Performance Indicator) ja mittauspisteet ovat valittavissa meidän tarpeidemme mukaan. Nyt jokaisella vastuualueella, työnjohtajalla tai yksikön päälliköllä, on visuaaliset ja selkeät KPI:t. Niitä Kiho sitoutui kehittämään meidän kanssamme ja niihin on panostettu. Pystymme heti katsomaan, missä olemme hyvällä tasolla verrattuna muihin toimipisteisiin ja missä riittää kehitettävää”, Yilmaz kertoo.

Suomi on PHM Groupin pääkonttorimaa, johon myös muut konserniin kuuluvat maat raportoivat toiminnastaan. Luonnollisesti vertailukelpoista dataa olisi tarpeen saada myös muista kohdemaista, ja keskustelussa onkin Kihon vieminen muihin PHM Groupin toimintamaihin.

“Poikkeuksetta Kihon käyttöönottamisen jälkeen palaute on ollut positiivista, ja henkilökohtaisesti haluaisin, että Kiho olisi kaikissa maissamme. Silloin päästäisiin kehittymään konsernina johdonmukaisesti, kun käytössä olisi koko konsernin kattava järjestelmä. Näkisimme kaikista maista samat KPI:t, pystyisimme vertailemaan kalustoa, kalustotyyppejä, kulutuksia, ajo- sekä työtapoja ja niin edelleen”, Yilmaz visioi.

Lisäksi toiveissa on, että kumppanuus voisi syventyä entisestään. Kiho on jo nyt pystynyt sparraamaan PHM Groupia oikeiden mittareiden luomisessa ja kehittämisessä, mutta Yilmaz olisi valmis vielä laajentamaan yhteistyötä.

“Jos Kiho pystyisi yhdistämään eri kalustojohtajia, olisimme valmiita yhteistyöhön. Pääsisimme sparraamaan toisiamme ja mahdollisesti kehittämään yhdessä sovellusta sekä sen tuottamia raportteja”, Yilmaz toivoo.

Yhteistyöhön ollaan molemmin puolin tyytyväisiä, sillä kun kokonaisuus toimii ja kehityskohteet otetaan viipymättä työn alle, on kyseessä kumppanuus, joka palvelee molempia. “Kiva tehdä töitä, kun sanaan voi luottaa”, Yilmaz päättää.

Tutustu Kihon kalustoratkaisuun ja tämän casen avainominaisuuteen: